Trong quá trình chuyển từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp còn gặp nhiều bỡ ngỡ, dễ bị hoang mang giữa hai loại hóa đơn. Nội dung đầy đủ trên hóa đơn gồm những gì? Nếu hóa đơn điện tử ghi sai thì thủ tục hủy hóa đơn điện tử được tiến hành như thế nào? Để tránh xảy ra sai sót không đáng có dẫn đến nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bài viết sau đây sẽ giải đáp giúp bạn đọc có được thông tin chính xác, phục vụ công việc tốt hơn.
Hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
– Có tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
– Đầy đủ tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ. Bên cạnh đó trên hóa đơn còn yêu cầu có chữ ký điện tử theo quy định của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Trường hợp bên mua là đơn vị, tổ chức thì cũng cần phải có chữ ký điện tử hợp lệ.
Hóa đơn điện tử ghi sai bắt buộc phải sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn, biên bản thu hồi hoá đơn, biên bản huỷ hoá đơn như hoá đơn giấy bình thường và nộp Thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế theo các văn bản hướng dẫn của Tổng Cục Thuế.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử: Mẫu biên bản hủy hóa đơn dùng để ghi nhận việc sai sót hóa đơn dẫn đến phải hủy và cam kết hai bên không kê khai thuế đối với hóa đơn phải hủy.
Theo thông tư 39/2014/TT-BTC doanh nghiệp khi cung ứng hàng hóa dịch vụ có hóa đơn viết sai thực hiện thủ tục lập biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho mẫu biên bản hủy hóa đơn cũ. Giống như với hóa đơn giấy, biên bản huỷ hoá đơn điện tử cũng được làm tương tự như vậy.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đúng quy định được thực hiện như sau:
– Lập Biên bản hủy hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
– Tiến hành thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập bị sai.
– Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
Doanh nghiệp cần lưu ý:
Khi bên mua không phải là doanh nghiệp, không có chữ ký số do đó việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Thay vào đó kế toán có thể áp dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản.
5 lợi ích của Nộp Thuế điện tử đối với Người Nộp Thuế
TT68/2019/TT-BTC quy định như thế nào về định dạng HĐĐT
Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn (đã ký phát hành thành công hóa đơn điện tử) và phát hiện sai sót thì kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót cụ thể để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất theo như hướng dẫn bên trên.
